Gratis HubSpot CRM instellen voor een makelaarskantoor

Dit is een stappenplan om de gratis versie van HubSpot CRM (software om klantrelaties bij te houden) in te richten voor een makelaarskantoor: leads, zoekers, verkopers en afspraken op één plek. Het is bedoeld voor een starter, een aankoopmakelaar of een kantoor dat HubSpot naast zijn makelaarspakket wil gebruiken voor leadopvolging. Het vervangt geen funda-aanlevering of makelaarsdossier; waarom niet, staat in HubSpot vs. een CRM voor makelaars.

Menunamen en stappen komen uit de officiële HubSpot-kennisbank, geraadpleegd op 14 november 2026. HubSpot verschuift soms menu’s; staat iets niet waar het hier staat, zoek dan de naam van de functie in de zoekbalk van HubSpot. Ik heb een aanvraag lopen voor het partnerprogramma van HubSpot; de HubSpot-link kan later een partnerlink worden.

Vooraf: wat de gratis versie wel en niet is

• Volgens HubSpot is het gratis CRM gratis zonder einddatum en zonder creditcard, voor maximaal twee gebruikers en 1.000 contacten.
• In de gratis versie heb je één deal-pipeline (het standaardbord met fases). Extra pipelines zitten volgens de kennisbank pas in Starter en hoger. De fases van dat ene bord mag je wel aanpassen.
• Gratis accounts krijgen volgens HubSpots pagina over datacenters een datacenter in de Verenigde Staten. Zet daarom geen kopieën van identiteitsbewijzen of Wwft-stukken in HubSpot.

Stap 1: account aanmaken en Nederlands instellen

1. Ga naar de gratis CRM-pagina van HubSpot en maak een account aan met je zakelijke e-mailadres.
2. Zet de taal op Nederlands: klik rechtsboven op je profielfoto, kies Profiel en voorkeuren en kies bij Taal Nederlands. De Nederlandse interface bestaat volgens de taalopties-pagina; telefonische support en onboarding zijn er niet in het Nederlands.
3. Kies als datum- en getalnotatie Nederland, zodat bedragen en data kloppen.

Stap 2: tweede gebruiker toevoegen

Heb je een collega of binnendienst, voeg die toe via Instellingen → Gebruikers en teams (kennisbank: gebruikers toevoegen). Met twee gebruikers zit je aan het maximum van de gratis versie. Spreek af wie welke leads oppakt: een lead zonder eigenaar wordt niet opgevolgd.

Stap 3: eigen velden voor makelaars

Standaard kent HubSpot velden als naam, e-mail en telefoon. Voeg via Instellingen → Eigenschappen eigen velden toe (kennisbank: eigenschappen maken). Hoeveel eigen velden je mag maken hangt af van je abonnement; houd het in de gratis versie bij de velden die je echt gebruikt. Voorbeelden:

• Rol (keuzelijst): verkoper, koper/zoeker, huurder, verhuurder.
• Zoekgebied (tekst of keuzelijst met jouw plaatsen of wijken).
• Budget tot (getal).
• Type woning (keuzelijst): appartement, tussenwoning, hoekwoning, vrijstaand.
• Bron (keuzelijst): website, funda-aanvraag, telefoon, doorverwijzing.

Stap 4: contacten importeren uit Excel

Zet je bestaande lijst in één Excel- of CSV-bestand (een tekstbestand met kolommen), één kolom per veld, en importeer via de import-functie (kennisbank: records importeren). Doe eerst een proef met tien rijen en controleer of namen, telefoonnummers en je eigen velden goed binnenkomen. Let op de grens van 1.000 contacten: importeer alleen actieve relaties, niet je hele archief. Meer tips in Van Excel naar een CRM.

Stap 5: het dealbord inrichten als verkoopproces

HubSpot begint met een standaardbord met fases als “Appointment scheduled” en “Closed won”. Pas die fases aan via Instellingen → Objecten → Deals → Pipelines (kennisbank: pipelines instellen). Een voorbeeld voor verkoopopdrachten:

1. Eerste contact
2. Waardebepaling gepland
3. Offerte verstuurd
4. Opdracht getekend
5. In verkoop
6. Verkocht onder voorbehoud
7. Gewonnen: transport bij de notaris (fase met status Won)
8. Afgevallen (fase met status Lost)

De kennisbank raadt aan altijd een gewonnen en een verloren fase te houden, anders kloppen de rapporten niet. Werk je vooral als aankoopmakelaar, maak de fases dan rond de zoekopdracht: intake, bezichtigingen, bieden, gekocht, gestopt.

Stap 6: woningen als “Listings” aanzetten (optioneel)

HubSpot heeft een ingebouwd object Listings voor een woning of unit die gekocht, verkocht of gehuurd wordt. Een Super Admin (hoofdbeheerder) zet het aan via Databeheer → Datamodel → Datamodel bewerken → Activeren (kennisbank: datamodel; die functie staat volgens HubSpot in alle abonnementen). Daarna koppel je een woning aan de verkoper en aan de deal. Het is een eenvoudige woninglijst: de presentatie op funda blijft in je makelaarspakket.

Stap 7: je mailbox koppelen

Koppel je zakelijke mailbox via Instellingen → Algemeen → E-mail → E-mailaccount koppelen (kennisbank: inbox koppelen). Mails met een contact komen dan op diens tijdlijn, zodat je collega ziet wat er is afgesproken. Maak daarna twee of drie e-mailsjablonen voor terugkerende berichten, bijvoorbeeld de bevestiging van een waardebepaling.

Stap 8: formulier voor waardebepalingen op je website

Maak via Marketing → Formulieren een kort formulier (kennisbank: formulieren): naam, e-mail, telefoon, adres van de woning en een vinkje voor toestemming. Zet het op je website. Elke aanvraag wordt dan een contact in HubSpot. Vraag niet meer dan je nodig hebt; zie Nieuwsbrieven en woningalerts voor wat je mag met toestemming.

Stap 9: een afsprakenlink

Met de vergaderplanner maak je een link waarmee een klant zelf een tijd kiest. Volgens de kennisbank kunnen gebruikers van de gratis tools één persoonlijke afsprakenpagina maken, met HubSpot-logo. Handig voor een kennismaking of waardebepaling; bezichtigingen plan je beter in je eigen agenda of makelaarspakket. Zie ook Bezichtigingen plannen in je CRM.

Stap 10: na dertig dagen evalueren

• Heeft elke nieuwe lead binnen een werkdag een eigenaar en een taak gekregen?
• Staan alle actieve deals in de juiste fase, of hangen er deals die al weken stilstaan?
• Gebruiken beide gebruikers het echt, of houdt iemand nog een eigen lijstje bij?
• Kom je in de buurt van 1.000 contacten of twee gebruikers? Dan kies je tussen opruimen, Starter, of een makelaarspakket. Zet de bedragen naast elkaar met Wat kost een CRM voor makelaars?.

Kortom

Met een middag werk heb je in de gratis HubSpot een werkend leadsysteem: Nederlandse interface, eigen velden voor zoekers en verkopers, één dealbord met makelaarsfases, je mailbox gekoppeld en een formulier en afsprakenlink op je site. Houd het bij twee gebruikers en 1.000 contacten, zet geen identiteitsstukken in een gratis account, en laat funda-aanlevering en dossiers in je makelaarspakket.

Bronnen

• HubSpot: gratis CRM (max. 2 gebruikers en 1.000 contacten) — geraadpleegd 14 november 2026
• HubSpot-kennisbank: pipelines en limieten (gratis: 0 extra pipelines)
• HubSpot-kennisbank: datamodel en Listings aanzetten
• HubSpot-kennisbank: afsprakenpagina’s
• HubSpot-kennisbank: taalopties
• HubSpot: datacenters
• HubSpot: verwerkersovereenkomst (DPA)