Een makelaarskantoor met twee of meer vestigingen, of met teams die grotendeels zelfstandig werken, heeft hetzelfde dossier nodig als een eenmanszaak — plus afspraken over wat je deelt en wat je gescheiden houdt. Een CRM (relatiebeheersysteem) dat alleen “één bak voor iedereen” kent, leidt typisch tot ruis: een zoeker die in twee vestigingen wordt benaderd, of een rapport dat opdrachten dubbel telt. Dit artikel beschrijft waar je op let. Het is geen organisatiemodel en geen testhitslijst.
De basis staat in Wat is een CRM voor makelaars?. Hoe je een systeem invoert zodat mensen het ook gebruiken, lees je in CRM invoeren op kantoor.
Wat “meerdere vestigingen” van software vraagt
Je wilt in ieder geval kunnen aanwijzen:
- Eigenaarschap. Een relatie, een object en een opdracht horen bij een vestiging of een team, met een duidelijke eigenaar. “Iedereen ziet alles” is geen verdeling.
- Gedeelde relaties. Soms is delen nodig: een verkoper in vestiging A, een zoeker in vestiging B, of een kantoorbrede nabestaanden- of doorverwijzingsafspraak. Dat moet een bewuste actie zijn, niet een bijeffect van één grote lijst.
- Rechten. Identiteitsstukken, biedingen en financiële bijlagen horen niet standaard bij elke medewerker van elk kantoor. Zie Dossiers en documenten in je makelaar-CRM en AVG en Wwft.
- Rapportage. Cijfers per vestiging én een totaal zonder dubbeltelling. Zie CRM-rapportages voor makelaars.
- Portalen en merken. Levert elke vestiging onder een eigen naam aan op funda of een ander portaal, of is er één kantooraccount? Vraag het pad schriftelijk na. Zie CRM koppelen met funda.
Franchiseformules en samenwerkingsverbanden hebben vaak extra eisen (huisstijl, verplichte velden, centrale rapportage). Die horen in de demo, niet in een brochurezin “we ondersteunen ketens”.
Licenties, kosten en wat je in de offerte telt
Bij meerdere vestigingen lopen de kosten typisch op via extra gebruikers, extra locaties of extra modules — niet alleen via “nog een inlog”. Vraag schriftelijk:
- of de prijs per vestiging, per gebruiker of per kantoorgroep loopt;
- wat er gebeurt als een vestiging bijkomt of afvalt;
- of training, aansluiting en een SLA per locatie opnieuw in rekening worden gebracht;
- of data van een vertrekkende vestiging netjes te scheiden en te exporteren is.
Reken over drie jaar, zoals in Wat kost een CRM voor makelaars?. Een laag instaptarief voor één locatie zegt weinig over drie kantoren met ieder een eigen website-module.
Eén systeem of meerdere eilanden
Soms heeft elke vestiging historisch een eigen spreadsheet of zelfs een ander pakket. Dat samenvoegen is een migratie, geen middagwerk. Plan welke historie meekomt, hoe dubbele relaties worden herkend, en wie bij een conflict de bron is. Zie Overstappen van CRM.
Twee losse systemen naast elkaar “omdat de teams dat zo gewend zijn” is zelden goedkoper: je betaalt dubbel, en kantoorbrede rapportage of een gezamenlijke zoeker wordt giswerk. Een uitzondering kan een tijdelijke overgang zijn, met een einddatum.
Wat je in een demo naloopt
- Ik kan een relatie en een object aan een vestiging hangen, en bewust delen met een andere vestiging, met een zichtbare reden.
- Rechten zijn per rol én per vestiging in te richten, in ieder geval voor identiteits- en biedstukken.
- Rapportages tellen een opdracht niet dubbel als twee teams betrokken waren; de regel is uit te leggen.
- Portaal-aanlevering per merk of vestiging is gedemonstreerd, niet alleen beloofd.
- Kosten per extra locatie, gebruiker en module staan in de offerte, net als de exit per vestiging.
Kleine, nauw samenwerkende teams kunnen met één gedeelde bak toe, zolang eigenaarschap duidelijk is. Grotere groepen zonder rechten worden typisch onoverzichtelijk. De algemene checklist blijft de gespreksleidraad; dit artikel is de extra lijst voor wie niet op één adres werkt.
Kortom
Meerdere vestigingen vragen in een CRM om eigenaarschap, bewust delen, rechten, rapportage zonder dubbeltelling, en een helder pad naar portalen — plus een offerte die locaties en gebruikers over drie jaar telt. Toets dat met twee echte vestigingen in de demo, niet met één testdossier. Software maakt van twee kantoren geen één kantoor; afspraken over wie wat ziet wel.
Veelgestelde vragen
Hebben twee vestigingen altijd een ‘enterprise’-CRM nodig?
Niet per se onder die noemer. Je hebt wél eigenaarschap per vestiging of team, bewust delen van relaties, rechten op gevoelige stukken, en rapportage zonder dubbeltelling. Toets dat in de demo met twee echte locaties.
Is één gedeelde bak voor alle vestigingen voldoende?
Alleen als eigenaarschap duidelijk is en delen een bewuste actie is. Een grote lijst zonder rechten leidt typisch tot dubbele benadering van zoekers of cijfers die twee keer tellen.
Hoe tellen de kosten bij een extra vestiging?
Vraag schriftelijk of de prijs per vestiging, per gebruiker of per kantoorgroep loopt, wat er gebeurt als een locatie bijkomt of afvalt, en of training en aansluiting per locatie opnieuw in rekening komen. Reken over drie jaar.
Moet elke vestiging een eigen funda-pad hebben?
Dat hangt af van merken en kantooraccounts. Vraag het pad schriftelijk na: eigen naam per vestiging of één kantooraccount. Laat aanlevering in de demo zien, niet alleen beloven.