Overstappen van Realworks naar Kolibri (en andersom)

Van Realworks naar Kolibri, of andersom, is geen instelling die je even omzet. Het is een verhuizing van relaties, objecten, documenten, lopende biedingen en de keten waarmee je naar funda en andere portalen aanlevert. Dit artikel is een onafhankelijke checklist voor die specifieke wissel, geen implementatieplan van een van beide leveranciers en geen advies om over te stappen.

Een algemene overstap, ongeacht het pakket, staat in Overstappen van CRM als makelaarskantoor. Openbare prijsverschillen horen in hetzelfde overzicht als in Wat kost Realworks, Kolibri of Yes-co écht?. De keuze zelf kun je voorbereiden met de CRM-keuzehulp en de vergelijkingspagina.

Waarom juist deze wissel extra aandacht vraagt

Beide systemen zijn branchesystemen voor de Nederlandse makelaardij, geen algemene CRM’s. Dat betekent typisch: objecten, portalen, dossiers en vaak een klantenportaal. Precies die onderdelen zijn het kwetsbaarst bij een migratie. Een CSV met namen is geen verhuizing. Wat je nodig hebt, is een schriftelijke beschrijving van export en import: welk formaat, welke velden, hoe documenten meegaan, en wat er níét over kan.

Ik heb geen inzage in de interne migratietools van Realworks of Kolibri. Wat hieronder staat, is wat je als kantoor zelf naloopt en zwart op wit laat zetten, voordat je een opzegtermijn laat ingaan.

Inventariseer wat meemoet — en wat bewust achterblijft

Maak drie stapels, net als bij elke CRM-wissel, maar toets ze aan wat écht in het oude systeem zit:

• Moet mee, volledig. Lopende opdrachten, actieve objecten, openstaande taken, biedingen die nog lopen, documenten bij die dossiers, en de contacten die daarbij horen.
• Mag mee, beperkt. Afgeronde transacties van de recente jaren, voor nazorg of verantwoording.
• Blijft in het archief. Oude exports, dubbele contacten, en gegevens die je sowieso niet meer had mogen bewaren. Zie AVG en Wwft.

Vraag beide leveranciers afzonderlijk: gaan documenten mee, of alleen object- en relatieveelden? Gaan agenda-afspraken, e-mailhistorie, biedlogboeken en identiteitsstukken mee? Eén leverancier in deze markt, KeySoftware, schrijft op de eigen tarievenpagina (13 november 2026) dat bij een overstap vanuit onder meer Realworks of Kolibri woningen en relaties kunnen worden overgezet, maar dossiers, documenten en afspraken niet. Dat is geen uitspraak over Realworks of Kolibri zelf, wel een signaal dat je dit punt nooit als vanzelfsprekend mag aannemen.

Funda- en websitekoppelingen opnieuw leggen

De etalage is het eerste wat zichtbaar misgaat. Je wilt niet dat een woning tijdens de overstap offline raakt, of dubbel wordt aangeleverd. Vraag schriftelijk hoe de aanleverketen — typisch via de kantoorsoftware en het uitwisselingssysteem van je organisatie — van het oude naar het nieuwe pakket overgaat, en of er een moment is waarop je handmatig moet ingrijpen. De achtergrond staat in CRM koppelen met funda.

Plan een proefpublicatie of een gecontroleerde statuswijziging op een object waar een korte hapering geen dramatische gevolgen heeft, vóór je de hele voorraad omzet. Spreek af wie op de wisseldag funda en andere portalen controleert, en hoe je terugschakelt als iets misgaat.

Heb je bij Kolibri ook het websitepakket, of hangt je site aan Realworks of een derde partij, dan is de website een tweede keten: formulieren, zoekers, woningalerts, inloggen voor opdrachtgevers. Zet die koppelingen op dezelfde lijst als telefonie, ondertekenen en boekhouden. Elke koppeling is een mini-migratie; zie CRM-koppelingen.

Een periode parallel draaien, zonder schaduwadministratie

Een werkbaar patroon is: beslissing en contract (inclusief exit-afspraken en een importtoezegging), opschonen en veldmapping, een of meer proefimports, training op échte dossiers, livegang in een rustig weekend of een rustige maandag, en het oude systeem een afgesproken periode alleen-lezen.

Hoe lang die overlap duurt, hangt af van je volume, van lopende transacties en van wat de import werkelijk meeneemt. Een exact aantal weken verzin ik niet. Wat wél vaststaat: houd het oude systeem niet maanden in vol gebruik “voor de zekerheid”. Dan ontstaat een schaduwadministratie, en weet niemand meer welk dossier leidend is. Houd het wél beschikbaar als naslag totdat je hebt gecontroleerd dat de meegenomen dossiers compleet zijn.

Lopende biedingen en woningen “onder voorbehoud” verdienen een eigen lijst, met per dossier een verantwoordelijke, en een papieren of geëxporteerde set stukken vóór je het oude systeem op alleen-lezen zet. Zie ook biedlogboek in je CRM en nazorg en overdracht.

Kosten van juist deze overstap

Naast het nieuwe maandbedrag tel je: overlap van twee systemen, eventuele export- of importbegeleiding, training, interne uren, en koppelingen die opnieuw moeten. Op 13 november 2026 noemde Kolibri voor het CRM € 113 per maand plus € 625 eenmalig, inclusief drie gebruikers (bron: kolibri.software/prijzen). Realworks noemde CRM € 125 en CRM Pro € 190 per maand, exclusief btw, plus eenmalige aansluitkosten zonder vast bedrag op de prijspagina, en € 6 per gebruiker per maand voor de app (bron: realworks.nl/prijzen). Modules en portalen komen daar typisch nog bij.

Onderhandel niet alleen over het nieuwe maandbedrag, maar over de migratie zelf: hoeveel proefimports, hoe lang begeleiding, wat er gebeurt als documenten niet overkomen, en tot wanneer je het oude systeem kunt raadplegen.

Mensen, rechten en de eerste weken

Wijs één interne eigenaar aan. Zonder eigenaar krijgt iedereen een eigen werkwijze in het nieuwe scherm, en ben je een maand later opnieuw aan het zoeken. Vertel het team waarom jullie wisselen, wat er de eerste twee weken van hen wordt verwacht, en wat er níét hoeft. Een korte training op échte dossiers werkt beter dan een eenmalige webinar. Rechten en rollen richt je meteen in, niet “later”; zie rechten en rollen.

Informeer opdrachtgevers alleen als iets voor hen verandert: een ander adres van een klantenportaal, nieuwe inloggegevens, of een tijdelijk andere route voor ondertekenen. Schrijf dat in gewone taal, en stuur het pas als de nieuwe route werkt.

Kortom

Een wissel tussen Realworks en Kolibri lukt als je kiest wat meegaat, de funda- en websiteketen test, een proefimport doet, en het oude systeem bewust alleen-lezen zet. Haast is duurder dan een maand overlap. Meet succes af aan lopende dossiers die kloppen, niet aan de feestdag van de livegang.